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No pague por hablar en eventos comerciales

El estado de las conferencias web comerciales está totalmente roto. Lo que se esconde detrás de estos eventos es una cultura tóxica muy extendida a pesar del elevado precio de las entradas. Y la mayoría de las veces, los ponentes asumen de su propio bolsillo todos los gastos relacionados con la conferencia, los vuelos y el alojamiento. Esto no está bien y no debería ser aceptable en nuestro sector.

Organizar una conferencia no es una empresa fácil. Requiere tiempo, esfuerzo, paciencia y atención a todos los pequeños detalles que conforman una experiencia verdaderamente memorable. No es algo que se pueda tomar a la ligera, y a menudo es una compromiso personal y financiero importante.. Al fin y al cabo, alguien tiene que formar un buen equipo y hacer todos esos preparativos: vuelos, catering, fiestas, insignias y todo lo demás.

El trabajo que se realiza entre bastidores suele pasar desapercibido y, hasta cierto punto, eso es un indicio de que la planificación ha salido bien. Hay cientos de encuentros accesibles y asequibles, eventos comunitarios, eventos sin ánimo de lucro y pequeños grupos locales, todos ellos impulsados por el increíble esfuerzo personal de personas humildes, amables y generosas que donan su tiempo los fines de semana para crear un entorno en el que las personas puedan compartir y aprender juntas. Me encantan estos eventos, y siento un respeto y una admiración absolutos por el trabajo que están haciendo, y estaría encantado de hablar en estos eventos y apoyar a estas personas todos los días y noches, con todos los recursos y la energía que tengo. Son personas increíbles que hacen un trabajo increíble; sus esfuerzos merecen ser apoyados y aplaudidos.

A diferencia de estos eventos, las conferencias comerciales y corporativas suelen dirigirse a los empleados de las empresas y a las organizaciones con presupuesto para formación que envían a sus empleados para que reciban formación continua. No hay nada malo en las conferencias comerciales en sí mismas y, por supuesto, hay una amplia gama de eventos de este tipo, que van desde reuniones de un solo día con unos pocos ponentes, hasta festivales de una semana de duración con un mayor número de ponentes. Estos últimos suelen tener un precio de entrada más elevado y, a menudo, un alcance mucho más amplio. Dependiendo del tamaño y la reputación del evento, algunos tienen más o menos peso en la industria, por lo que algunos se perciben como más importantes para asistir o más prestigiosos para hablar.

Tanto los eventos comerciales como los no comerciales suelen tener el llamado Ctodos Fo Papers (CFP), que invitan a ponentes de todo el mundo a presentar solicitudes para hablar, con la posibilidad de ser seleccionados para presentar en el evento. Los CFP están ampliamente aceptados y establecidos en la industria; sin embargo, la idea de los CFP es a veces cuestionada y discutida, y no siempre se mantiene en una luz positiva. Mientras que algunos organizadores y conferenciantes consideran que reducen la barrera para hablar a los nuevos talentos, para otros los CFP son una salida fácil para llenar las plazas de conferenciantes. El argumento es que los PPC relegan la diversidad y la inclusión a una fase de revisión, en lugar de buscarlas activamente desde el principio. Como resultado, los ponentes aceptados pueden sentir que han sido “elegidos”, lo que les empuja a aceptar una compensación de bajo valor.

La clave de un cartel justo, diverso e interesante se encuentra probablemente en algún punto intermedio. El organizador debería encargarse de buscar, revisar e invitar activamente a los ponentes que se ajusten al tema y al ámbito del evento. Hay que reconocer que, como organizador, a menos que te parezca bien que los mismos ponentes aparezcan en tu evento a lo largo de los años, es mucho más difícil de hacer que simplemente establecer una convocatoria de ponentes y esperar a que empiecen a llegar correos electrónicos. Combinar una selección exhaustiva con una fase de presentación activa de PPC probablemente sea lo mejor, pero depende del organizador cómo se “distribuyan” los ponentes entre ambos. Por suerte, hay muchos recursos que destacan las nuevas voces del sector, como WomenWhoDesign que es un buen punto de partida para alejarse de los “sospechosos habituales” del circuito de conferencias.

Muchos eventos se comprometen firme y públicamente a crear un entorno inclusivo y diverso para los asistentes y ponentes con un Código de conducta. El Código de Conducta explica los valores y los principios de los organizadores de la conferencia, así como los datos de contacto en caso de que aparezca algún conflicto o infracción. La mera presencia de un código de este tipo en el sitio web de una conferencia es una señal para los asistentes, los ponentes, los patrocinadores y el equipo de que se ha pensado en crear un entorno inclusivo, seguro y agradable para todos en el evento. Sin embargo, con demasiada frecuencia en los eventos comerciales, el Código de Conducta es se considera una novedad innecesaria y por ello se descuida u olvida.

Ahora bien, hay maravilloso, amistoso, profesional, bien diseñado y bien comisariado eventos comerciales con un estelar reputación. Estos eventos apuestan por un cartel diverso e inclusivo y siempre cubren al menos los gastos de los ponentes, los vuelos y el alojamiento. La razón por la que han ganado reputación a lo largo de los años es porque los organizadores pueden permitirse para dedicarse en cuerpo y alma a la organización de estos eventos año tras año, sobre todo porque su tiempo y esfuerzo son remunerados por los beneficios que obtiene la conferencia.

Muchos eventos no comerciales, impulsados por grandes ideas y un duro trabajo, pueden tener éxito la primera, la segunda y la tercera vez, pero por desgracia no es raro que se desvanezcan pocos años después. Sobre todo porque la creación y el mantenimiento de la calidad de estos eventos requiere mucho de tiempo personal, esfuerzo y motivación más allá de los horarios de trabajo habituales, y es realmente difícil mantenerlo sin una columna vertebral de un equipo o empresa fuerte y estable detrás de ti.

Algunas conferencias no son así. De hecho, yo diría que algunas conferencias son exactamente lo contrario. Es más probable que destinen recursos en un catering excepcional y en la iluminación y producción de vídeo in situ que en el núcleo del evento: la calidad del contenido, tal y como lo ofrecen los ponentes. Lo que se esconde detrás de estos eventos es una cultura de conferencias tóxica y rota a pesar del elevado precio de las entradas. Y la mayoría de las veces, los ponentes corren con la carga de todos los gastos relacionados con la conferencia, los vuelos y el alojamiento (por no hablar del tiempo personal y profesional que ya están donando para preparar, ensayar y viajar hacia y desde el evento) de su propio bolsillo. Esto no es correcto y no debería ser aceptable en nuestro sector.

El estado de ruptura de las conferencias comerciales

Personalmente, he tenido el privilegio de hablar en muchos eventos a lo largo de los años y, la mayoría de las veces, había un desajuste fundamental entre la forma en que los organizadores ven los compromisos para hablar y cómo los percibo yo. No me malinterpreten: hablar en conferencias de tecnología tiene enormes beneficios.Es una experiencia gratificante, llena de aventuras, contactos, viajes y aprendizaje, pero también requiere tiempo y esfuerzo, normalmente lejos de la familia, los amigos y la empresa. Para una charla determinada, pueden necesitarse fácilmente más de 80 horas de trabajo sólo para preparar toda la investigación y el contenido, por no mencionar el tiempo de ensayo y de viaje. Eso es un compromiso y una inversión de tiempo enormes.

Pero muchos organizadores de conferencias no lo ven así. El tamaño del evento, con cientos y miles de personas que asisten a la conferencia, se considera una justificación justa para la falta de presupuestos para ponentes/formación o diversidad/becas para estudiantes. Es extraordinariamente doloroso enfrentarse a las mismas conversaciones una y otra vez: la expectativa general es que los ponentes deben hablar gratis, ya que se les ha dado una oportunidad única de hablar, y que no se deben cubrir ni los vuelos ni los gastos por la misma razón.

Es triste ver los correos electrónicos de invitación con delicadeza evitando o restando importancia a los temas de la diversidad, los honorarios y los gastos. En su lugar, tienden a centrarse en el tamaño del evento, las marcas representadas en él, los grandes nombres que han intervenido en el pasado y las oportunidades que ofrece una conferencia de este tipo. De hecho, un buen número de PPC evitan suavemente mencionar cómo la conferencia se ocupa de los gastos en absoluto. En consecuencia, a menudo se discrimina a un solicitante que necesita que se cubran sus gastos, porque se prefiere a un solicitante cuyos gastos serán cubiertos por su empresa. Algunos eventos exigen explícitamente un contenido único para la charla, mientras que no cubren ningún gasto del ponente, pidiendo esencialmente a los ponentes que trabajen gratis.

Escenario de ponentes en la BTConf
Preparar una charla supone un gran compromiso y una gran inversión de tiempo. Cuidar los pequeños detalles como el monitor de confianza y la cuenta atrás en el escenario es una de esas pequeñas cosas. (Vista previa grande) (Fuente de la imagen: más allá de tellerrand)

Es decepcionante (cuando se solicita) recibir respuestas rápidas en las que se explica que en realidad no hay presupuesto para los ponentes, ya que se espera que los empleadores cubran los vuelos y el alojamiento. A veces, como muestra de buena fe, los organizadores se complacen en proporcionar un pase platino gratuito que concedería acceso exclusivo a todas las charlas de la conferencia en todos los temas (“por valor de 2.500 dólares” más o menos). Y a veces se llega al extremo de la explotación cuando los organizadores ofrecen un “generoso” descuento del 50% sobre el precio normal de la entrada, incluido el acceso a la zona de descanso de los ponentes, donde uno podría conocer a los “responsables de la toma de decisiones” con la oportunidad y la esperanza de crear conexiones únicas y ventajosas.

Es triste y a la vez frustrante leer que “la mayoría” de los ponentes “se conforman con un simple espacio en la conferencia”. Después de todo, están recibiendo un “increíble cantidad de exposición a los responsables de la toma de decisiones”. Al parecer, según el historial de la conferencia, ésta ayudó “de forma fiable” a docenas de ponentes en el pasado a encontrar nuevos trabajos y a conectar con nuevos clientes de nivel C. Cuando se vuelve a preguntar a los organizadores (en un tono un poco más serio), de repente se materializa un presupuesto para ponentes. Esto significa, básicamente, que los organizadores están dispuestos a pagar unos honorarios sólo a los ponentes que tienen la suficiente confianza como para pedirlos repetidamente.

Y luego, unos meses más tarde, es hiriente ver a los mismos organizadores que decidieron no cubrir los gastos de los ponentes, publicando las grabaciones de las charlas de la conferencia detrás de un muro de pagoy se benefician del trabajo de los ponentes sin pensar en reembolsar o subvencionar el contenido de los ponentes que están reempaquetando y revendiendo. No es infrecuente que todo se haga bajo la premisa de las formalidades legales, pidiendo al orador que firme un contrato de orador a su llegada.

Como industria, deberíamos y podemos ser mejores que eso. Este trato a los ponentes muestra una falta de respeto fundamental por el tiempo, el esfuerzo y el trabajo realizado por los expertos conocedores y experimentados de nuestra industria. También es un signo de un estado de cosas muy roto que domina muchos eventos tecnológicos. No es de extrañar, pues, que las conferencias web no tengan una reputación especialmente buena, a menudo criticada por ser injusto, aburrido, una estafa, lleno de sesiones patrocinadas, falta de diversidad o un desperdicio de dinero.

Oradores, haz que los organizadores quieran invitarte

A título personal, a lo largo de todos estos años, rara vez he recibido proyectos de consultoría de “exposición” en el escenario. La mayoría de las veces, el tiempo lejos de la familia y la compañía cuesta mucho más que los honorarios que se ofrecen. Tampoco conocí a muchos “responsables de la toma de decisiones” en la sala de ponentes, ya que tienden a evitar con delicadeza las grandes reuniones y los espacios públicos para evitar interminables lanzamientos y preguntas. Una de las cosas que las grandes conferencias sí que conllevan es la obtención de invitaciones a más conferencias; sin embargo, esperar un gran cliente de una intervención en eventos corporativos ha resultado ser bastante irreal para mí. De hecho, suelo conseguir mucho más trabajo en eventos más pequeños y reuniones en las que realmente tienes la oportunidad de mantener una conversación con personas situadas en un espacio más pequeño e íntimo.

Por supuesto, cada uno tiene sus propias experiencias y decide por sí mismo lo que es aceptable para él, pero mi experiencia personal me enseñó a bajar drásticamente mis expectativas. Por eso, después de algunos años de dar charlas, empecé a impartir talleres paralelamente a las charlas. Con un grupo numeroso de personas que asisten a un evento comercial, los talleres de un día completo pueden aportar unos ingresos razonables, con un reparto justo de beneficios al 50% entre el entrenador del taller y el organizador de la conferencia.

Hay que reconocer que durante la revisión de este artículo, se me acercaron algunos ponentes que han tenido experiencias muy diferentes; terminaron con grandes proyectos y clientes sólo después de una fase activa de hablar en grandes eventos. Así que tu experiencia puede variar, pero lo que he aprendido con los años es que es absolutamente crítico mantenerse en las conversaciones de la industriapara que los organizadores aprovechen la oportunidad de invitarle a hablar. Para los ponentes, esa es una posición mucho mejor.

Si eres un orador nuevo, considera la posibilidad de hablar gratis en reuniones locales; es justo y honorable, y un gran entrenamiento para eventos más grandes; el tamaño más pequeño del grupo y el entorno más informal te permiten buscar una valiosa retroalimentación sobre lo que el público disfrutó y en qué puedes mejorar. También puede ganar visibilidad a través de artículos, seminarios web y proyectos de código abierto. Y un correo electrónico a un organizador, con un tema interesante junto a una charla grabada, artículos y proyectos de código abierto puede llamar su atención y la de su trabajo. Los organizadores buscan ponentes con conocimientos y entusiasmo que amen y vivan lo que hacen y puedan comunicar esa energía y experiencia a la audiencia.

Por supuesto, puede haber ocasiones en las que sea razonable aceptar condiciones para tener una oportunidad de llegar a clientes potenciales, pero esta decisión tiene que ser cuidadosamente considerada y medida a la luz del esfuerzo y la inversión de tiempo que requiere. Al fin y al cabo, es usted quien les hace un favor, no al revés. Cuando hablas en grandes conferencias comerciales sin ninguna remuneración, básicamente estás intercambiando tu nombre, tu tiempo y tu dinero por el promesa de ganar exposición y, de paso, ayudar a la conferencia a vender entradas.

Organizadores, asignen primero el presupuesto para ponencias

No creo ni por un segundo que la mayoría de los organizadores tengan malas intenciones; tampoco creo que pretendan recortar a toda costa para maximizar los beneficios. De mis conversaciones con organizadores, veo claramente que comparten los mismos objetivos que tienen los eventos comunitarios, ya que hacen todo lo posible por crear un evento maravilloso y memorable para todos los implicados, al tiempo que pagan las facturas de todas las personas que trabajan duro para que el evento se lleve a cabo. Al fin y al cabo, el negocio de las conferencias no es fácil, y casi nunca se sabe cómo irá la venta de entradas el año que viene. Sin embargo, parece que hay un desajuste fundamental entre las prioridades y las expectativas.

Organizar una conferencia es una idea honorable, pero hay que tener un plan financiero completo de lo que cuesta y de lo que se puede gastar. Como ya se ha dicho, demasiados eventos prometedores se desvanecen porque están impulsados por la motivación de un pequeño grupo de personas que también necesitan ganar dinero con su trabajo habitual. Los organizadores de conferencias merecen obtener ingresos para compartirlos con el equipo, ya que trabajar de forma voluntaria no suele ser sostenible.

Sarah Drasner presentando en el escenario de ColdFront 2018
Todos los organizadores tienen el mismo objetivo: crear eventos maravillosos y memorables para todos los involucrados. (Vista previa ampliada) (Fuente de la imagen: ColdFront)

Para entender mejor cómo llegar, sólo puedo recomendar el fantástico Manual del organizador de conferencias de Peter-Paul Koch, que abarca una estrategia general para organizar un evento verdaderamente profesional, desde la planificación hasta la fijación de precios y la dirección, sin agotarse. Bruce Lawson también ha preparado una lista completa de preguntas que también podrían abordarse en el correo electrónico de bienvenida a los ponentes. Además, Lara Hogan ha escrito un libro muy interesante sobre Desmitificar la oratoria que no puedo más que animar a mirar también.

Sí, los locales son caros, y sí, también lo es el catering, y sí, también lo es la instalación audiovisual y técnica. Pero antes de destinar miles de euros a comida, roll-ups, camisetas y barra libre, asigna primero un presupuesto decente para los ponentessobre todo para las nuevas voces del sector, que son las que probablemente pasen docenas o cientos de horas preparando esa única charla.

Jared Spool ha observado al revisar este artículo:

“El presupuesto de las ponencias debería ir antes que el lugar de celebración y el catering. Al fin y al cabo, los asistentes pagan para ver a los ponentes. Puedes tener un local mediocre y un catering mediocre, pero si tienes un programa excelente, es un evento fabuloso. Por el contrario, se puede tener un lugar estupendo y una comida fantástica, pero si los ponentes son aburridos o se salen del tema, el acto no tendrá éxito. Los presupuestos para ponencias son una inversión en el valor del programa. Cada céntimo invertido se amortiza con creces. Desde luego, no se puede decir lo mismo del local o de la comida”.

No se necesitan campanas ni silbatos extravagantesLas cenas o regalos para los ponentes son una magnífica muestra de atención y agradecimiento, pero no pueden sustituir a la cobertura de los gastos. No es justo ni honesto cargar los gastos a los ponentesy simplemente no es aceptable esperar que cubran estos costes para exponerse, especialmente si una conferencia cobra a los asistentes varios cientos de euros (o dólares) por entrada. Al no cubrir los gastos, se está privando a la industria de escuchar a aquellos grupos que no pueden financiar fácilmente su propio viaje a la conferencia: personas que cuidan de sus hijos u otros familiares; personas con discapacidades que no pueden viajar sin su cuidador, o personas de zonas remotas o países de bajos ingresos en los que un vuelo podría representar una parte significativa incluso de varios meses de sus ingresos.

Jared continúa:

“La fórmula es:

Break_Even = Fixed_Costs/(Ticket_PriceVariable_Costs)

Los costes, como los de los ponentes y el lugar de celebración, son los más importantes para alcanzar el punto de equilibrio. Los costes del catering son en su mayoría costes variables y deben calcularse por asistente, para luego restarlos del precio. Para calcular el presupuesto de los ponentes, determine el precio de las entradas y los costes variables por asistente, y luego utilice el margen neto para calcular cuántos ponentes puede permitirse, sumando el margen neto al presupuesto total de los ponentes. Así sabrá cuántas entradas debe vender para obtener beneficios. (Si sigues la misma estrategia para el local, sabrás cuál es tu punto de equilibrio general y cuándo empiezas a obtener beneficios). Considere la posibilidad de pagar una prima a los ponentes que el público considere que ofrecen el mejor valor. Así, se premia exactamente lo que beneficia a los asistentes”.

Este es un marco estupendo para trabajar. En lugar de dejar que el presupuesto para los ponentes dependa de la venta de entradas y de los costes variables, fija primero el presupuesto para los ponentes. ¿Cuál sería un honorario justo para los oradores? Bueno, no hay una regla general para establecerlo. Sin embargo, para los eventos comerciales más pequeños en Europa, es habitual asignar el precio de 3 a 5 entradas a cada ponente. Para una gran conferencia con cientos y miles de asistentes, tres entradas debería ser probablemente un mínimo, pero también habría que distribuirlo entre las charlas simultáneas y, por tanto, dependería del número de pistas y de cuántos asistentes se esperan por charla.

Asistentes a la conferencia performance.now() en Ámsterdam, 2018
Estimados organizadores, las opciones importan. Tened en cuenta etiquetar los alimentos (por ejemplo, vegano/vegetariano, etc.). Los pequeños detalles son los que más importan. (Vista previa grande) (Fuente de la imagen: performance.now())

Proporcione unos honorarios, aunque no sean muchos. Además, pida a los ponentes que recojan todos los recibos, para poder cubrirlos más tarde, o proporcione un per diem (cobertura plana de gastos diarios) para evitar la molestia de los recibos. Como procedimiento operativo estándar, sugerir la compra de los billetes de avión para el ponente a menos que les guste hacerlo por su cuenta. Algunos ponentes no tienen el privilegio de gastar cientos de dólares en un billete y tener que esperar meses para el reembolso. Además, es un bonito gesto organizar transporte prepagado desde y hacia el aeropuerto, por lo que los conductores con un cartel esperarán a un interlocutor en la zona de llegadas. (No hay nada más frustrante que darse cuenta de que tu taxista sólo acepta dinero local para pagar el viaje, y eso después de un frustrante retraso en el vuelo que llega a altas horas de la noche).

Una vez cubiertos todos estos gastos, considere la posibilidad de proporcionar un mentor que ayude a los recién llegados a redactar, perfeccionar, ajustar, revisar e iterar la charla unas cuantas veces, y reserve un tiempo aparte en el que puedan visitar el lugar de celebración y repasar sus diapositivas, para que se hagan una idea de lo que va a ser el escenario.

En el lado positivo, si alguna vez te has preguntado por la alta tasa de abandono de los ponentes en tu evento, el hecho de no cubrir los gastos podría ser una buena razón para ello. Si los ponentes pagan por su cuenta, no deberías esperar que traten el compromiso de hablar como una prioridad.

Como Laurie Barth señaló al revisar este artículo:

“Si no te pagan por tu tiempo, es probable que tengas menos tiempo no remunerado para dedicar a la preparación de tu charla y/o tengas menos incentivos para priorizar el viaje y el tiempo para la charla”.

El tiempo, el trabajo, el esfuerzo y el compromiso de los ponentes es lo que hace que la conferencia sea un éxito.

Lista de control del organizador

  • Cubra todos los gastos de los ponentes por defecto y describa lo que se incluye desde el principio (en las cartas de invitación) y antes de que alguien invierta su tiempo en rellenar un formulario de PPC;
  • Evite los problemas con los recibos y ofrezca al menos una dieta fija;
  • Proponga la compra de los billetes de avión para el ponente en lugar de su reembolso posterior, y organice la recogida del transporte de forma prepagada si procede,
  • Asigne desde el principio los presupuestos y los honorarios para los ponentes, el asesoramiento y la tutoría. Los buenos contenidos son caros, y si el precio de las entradas no puede cubrirlos, perfeccione el formato de la conferencia para que sea viable;
  • Ofrezca la opción de donar los honorarios y los gastos que cubren las empresas para la diversidad/las becas de los estudiantes;
  • Como principio, nunca acepte anular los honorarios. Si no se puede pagar al orador o no se pueden cubrir sus gastos, destine los fondos a la beca o a una organización benéfica, y hágalo público;
  • Sé honesto y sincero sobre tus expectativas, y explica qué gastos cubres y cuáles no por adelantado en la PPC o en la invitación a hablar.

Oradores, pregunten antes de aceptar hablar

Piénsatelo dos veces antes de presentar una propuesta a conferencias que no cubren al menos tus gastos a pesar del elevado precio de la entrada. No es aceptable que te pidan que pagues tu propio viaje y alojamiento. Si un evento no cubre tus gastos, entonces estás pagando por hablar en su evento. Puede parecer que no importa mucho si tu tiempo y tus gastos están cubiertos por tu empresa, pero esto pone en desventaja a los autónomos y a los nuevos oradores. Si su empresa está dispuesta a pagar su participación como orador, pide a los organizadores que donen la misma cantidad a una organización benéfica de tu eleccióno patrocinar una beca de diversidad/estudios para que los recién llegados puedan intervenir en el acto.

Piensa en unos honorarios justos por tu tiempo teniendo en cuenta tu interés y la oportunidad, y si es posible, haz excepciones para organizaciones sin ánimo de lucro, eventos comunitarios o siempre que veas un valor único para ti. Sé muy minucioso y selectivo con las conferencias en las que hablasy no dudes en preguntar cómo han tratado a otros ponentes en el pasado. Mira las ediciones anteriores del evento y pregunta a los ponentes que asistieron o hablaron allí sobre su experiencia, así como sobre la reputación de la conferencia en general.

Si eres nuevo en el sector, preguntar podría ser bastante incómodo, pero en realidad es una práctica habitual entre los ponentes, así que deberían ser receptivos a la idea. Estoy seguro de que la mayoría de los ponentes estarían encantados de ayudar, y sé que todo nuestro equipo… Rachel, Bruce, me y todo el equipo de Smashing nos encantaría ayudar, en cualquier momento.

Antes de comprometerse a hablar en una conferencia, haga preguntas. Ethan Marcotte ha preparado un pequeño y útil plantilla con preguntas sobre la compensación y el tratamiento general de los oradores (gracias a Jared por el aviso!). Pregunta por el aforo y la asistencia prevista a la conferencia, y cuál es el precio habitual de la entrada. Pregunte qué público se espera y qué perfil tienen. Pregunte sobre la accesibilidad de la conferencia, es decir, si habrá subtítulos/transcripciones para el público, o incluso intérpretes de lengua de signos. Pregunte si hay un compromiso con la diversidad de ponentes. Pregunte si se paga a los demás ponentes y, en caso afirmativo, cuánto. Pregunte si el viaje y el alojamiento están cubiertos para todos los ponentes, por defecto. Pregunte si existe la posibilidad de aumentar los honorarios dirigiendo un taller, una sesión de revisión o cualquier otra actividad. Ya que está dedicando su tiempo, talento y experiencia al evento, piense que es su proyecto y valore el tiempo y el esfuerzo que dedicará a la preparación. Decide lo que es aceptable para ti y haz excepciones cuando sean importantes.

Ponente presentando en el escenario de la conferencia ColdFront en 2018
Estimados ponentes, no duden en preguntar cómo se ha tratado a otros ponentes en el pasado. Es vuestro derecho; no os sintáis incómodos por preguntar lo que es importante para vosotros y queréis saber de antemano. (Vista previa grande) (Fuente de la imagen: ColdFront)

Así como esperas un trato justo por parte de los organizadores, trata también a los organizadores de la misma manera. Respeta el tiempo y los esfuerzos de los organizadores. Ellos cubren tus gastos, pero eso no significa que sea aceptable gastar una cantidad importante sin pedir permiso antes. Evidentemente, pueden surgir gastos inesperados y aparecer problemas personales, y la mayoría de los organizadores lo entenderán perfectamente. Pero no utilices la oportunidad como una carta blanca para tomar cócteles de lujo o comidas extravagantes: probablemente no te volverán a invitar. Además, si no puedes venir a hablar por circunstancias que te ocurran, sugiera un orador que pueda sustituir su sesióne informe al organizador tan pronto como pueda por adelantado.

Lista de comprobación del orador

  • Piénsatelo dos veces antes de presentarte a un gran evento comercial que no cubra tus gastos;
  • Si su empresa cubre los gastos, considere la posibilidad de pedir a los organizadores que donen la misma cantidad a una organización benéfica de su elección, o que patrocinen una beca de diversidad/estudiante;
  • Sé muy minucioso y selectivo con las conferencias en las que hablas, y pregunta cómo han tratado a otros ponentes en el pasado;
  • Prepara una pequeña plantilla de preguntas para hacer a un organizador antes de confirmar una intervención;
  • Apoya a las organizaciones sin ánimo de lucro y a los eventos locales si puedes dedicar tu tiempo a hablar gratis;
  • Elige unos honorarios justos para una charla y decide en cada caso;
  • Pregunte si los vídeos estarán a disposición del público,
  • Pregunte sobre la accesibilidad de la conferencia, es decir, si habrá subtítulos/transcripciones de voz o intérpretes de lengua de signos,
  • Trate a los organizadores con respeto cuando tenga que cancelar su compromiso o modificar sus planes.

Nuestro sector se merece algo mejor

Como asistente, siempre tienes una opción. Por supuesto, quieres aprender y mejorar, y quieres conectar con personas maravillosas que piensan como tú. Sin embargo, sea selectivo a la hora de elegir la próxima conferencia a la que asistirá. La mayoría de las veces, todo el increíble catering y el alcohol gratuito durante toda la noche puede recaer sobre los hombros de los ponentes que hablan gratis y pagan sus gastos de su propio bolsillo. Naturalmente, las conferencias que respetan el tiempo y las habilidades profesionales de los ponentes les compensan y cubren sus gastos.

Así que apoyar las conferencias que apoyan y permiten a los ponentes tecnológicos. Hay un montón de ellas ahí fuera – sólo requiere un poco más de esfuerzo para explorar y decidir a qué evento asistir después. Las conferencias web pueden ser estupendas, maravillosas, inspiradoras y amistosas -independientemente de si son grandes conferencias comerciales o pequeñas conferencias impulsadas por la comunidad- pero, ante todo, tienen que ser justas y respetuosas y cubrir primero lo más básico. Tratar bien a los ponentes es uno de estos aspectos básicos.


Me gustaría agradecer a Rachel Andrew, Bruce Lawson, Jesse Hernández, Amanda Annandale, Mariona Ciller, Sebastian Golasch, Jared Spool, Peter-Paul Koch, Artem Denysov, Markus Gebka, Stephen Hay, Matthias Meier, Samuel Snopko, Val Head, Rian Kinney, Jenny Shen, Luc Poupard, Toni Iordanova, Lea Verou, Niels Leenheer, Cristiano Rastelli, Sara Soueidan, Heydon Pickering, David Bates, Mariona C. Miller, Vadim Gorbachev, David Pich, Patima Tantiprasut, Laurie Barth, Nathan Curtis, Ujjwal Sharma, Lea Verou, Jesse Hernández, Amanda Annandale, Benjamin Hong, Bruce Lawson, Matthias Ott, Scott Gould, Charis Rooda, Zach Leatherman, Marcy Sutton, Bertrand Lirette, Roman Kuba, Eva Ferreira, Sara Soueidan, Joe Leech, Yoav Weiss, Markus Seyfferth y Bastian Widmer por la revisión del artículo.

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